W firmie BDO potrafi być „niewidoczne”, dopóki wszystko idzie bez zgrzytów. Problem pojawia się, gdy nie ma procedury i temat rozmywa się między działami. Wtedy BDO wraca jako kryzys organizacyjny. Dlatego obsługa ma sens tylko wtedy, gdy jest rutyną, a nie reakcją na presję.
W pierwszej kolejności trzeba zdecydować, kto jest punktem kontrolnym. Bez tego nie ma ciągłości. w kolejnym kroku ustala się źródła danych, a finalnie rytm kontroli. To proste, ale działa, bo eliminuje przerzucanie tematów.
Dlaczego „wspólny obowiązek” nie działa
„Wspólny obowiązek” w praktyce bywa niczyim. Dlatego najlepszy model to jeden rejestr. Źródła danych mogą być różne, ale powinny być zdefiniowane. Na początku określa się, kto dostarcza dane, następnie kto je weryfikuje, a na końcu kto zatwierdza porządek. Taki układ jest odporny na urlopy.
Rejestr i checklista: „szkielet” obsługi
Dobrze działa rytm, który nie jest przesadzony: jedno miejsce dokumentów. Na start zbiera się informacje, potem sprawdza spójność, na domknięcie odkłada dokumenty w jedno miejsce i robi kontrolę terminów. Dzięki temu firma nie działa „na pamięć”, tylko na procedurze.
Jeżeli dokumenty są w kilku miejscach, ryzyko rośnie: ktoś użyje starej wersji. Jedno źródło prawdy ogranicza chaos. To jest często ważniejsze niż „idealna teoria”, bo w firmie liczy się kontrola.
Nowe usługi, nowe strumienie, nowe obowiązki
Proces ma działać w czasie, więc musi uwzględniać zmiany: nowe procesy. Na początku identyfikuje się zmianę, w kolejnym kroku ocenia wpływ na porządek, na domknięcie aktualizuje rejestr i checklistę. Dzięki temu firma nie wchodzi w tryb ratunkowy, tylko działa spokojnie.
W codziennym działaniu firmy najwięcej sensu ma bdo rejestracja, gdy celem jest zbudowanie rutyny oraz gdy ważne są kontrola zmian.
Jak go zabezpieczyć
Proces sypie się zwykle przez: (1) rozproszenie, (2) brak rytmu kontroli, (3) zmiany bez aktualizacji. Każdy z tych problemów rozwiązuje checklista, która jest powtarzalna.
Uwaga porządkowa: tekst ma charakter proceduralny i nie zastępuje doradztwa prawnego.
+Tekst Sponsorowany+